Redacción eficaz de documentos para Directivos

Redacción corporativa EficazEscribir un reporte para directivos no es difícil. El desafío consiste en lograr que lo lean. Se trata de un público que no tiene tiempo para leer nuestras conclusiones. Con ciertas técnicas podremos lograr captar más atención por parte de ellos.

La perspectiva que debemos tener

La primer pregunta que debemos responder no es “¿qué queremos exponer?” sino “¿que´puede llegar a interesarle?”. Una vez captado su interés, podremos ingresar conceptos de la primer pregunta. Por ello el planeamiento del escrito puede llegarnos a ocupar hasta el 50% del tiempo.

En la escritura, debemos escribir primeramente las partes del escrito que sabemos el directivo estará más interesado. Estará más concentrado en las acciones concretas que se propone el escrito, y en reducir al máximo el tiempo de lectura necesario para captar las ideas principales. Por lo tanto primero leerá el resumen ejecutivo para decidir si desecha o prosigue la lectura del documento. Inmediatamente irá a la última hoja a buscar las conclusiones y los descubrimientos. Si hemos captado su atención, hay posibilidades de que continúe con la bibliografía para nutrirse de más conclusiones cortas; en ese estadío habrá alguna posibilidad de que el directivo lea el contenido del documento (o se lo envíe a leer a otro). A continuación se detallan las partes del documento en orden de importancia “gerencial”:

  1. Resumen Ejecutivo
  2. Recomendaciones
  3. Bibliografía / Fuentes
  4. Conclusiones
  5. Introducción
  6. Descubrimientos (Cuerpo Principal)
  7. Contenido
  8. Apéndices

por supuesto, el orden de presentación es el planificado:

  1. Reporte Ejecutivo
  2. Contenido
  3. Introducción
  4. Descubrimientos (Cuerpo Principal)
  5. Conclusiones
  6. Recomendaciones
  7. Bibliografía / Fuentes
  8. Apéndices

Planificación

Así, el reporte exitoso gerencialmente hablando tiene un peso específico diferente para cada sección. A la hora de planificarlo, enfóquese inicialmente en las ideas y dibuje una estructura de cómo quisiera que se vea el reporte. Si está a su alcance, reúnase con sus clientes y haga una lluvia de ideas con los diferentes factores que pueden o no ser importantes para el éxito del proyecto

Utilice una estructura sin largas secuencias obligadas de lectura, necesarias para entender un concepto. Una vez planificado, elabore un plan de acción y prográmelo de tal manera que el documento esté listo para la fecha estipulada.

No está de más decir que nunca debe perder de vista la unicidad del reporte. Si divide la escritura entre varias personas, asegúrese de que luzca como si lo hubiera escrito un sólo autor. Escriba siempre en el mismo tiempo verbal y con el mismo todo formal.

Estructura

A continuación, se listan los contenidos de cada una de las secciones del documento.

INTRODUCCIÓN:

  • Autorización ¿Porqué el reporte ha sido escrito?, ¿Quién lo pidió? y ¿Cuando?
  • Problema/propósito
  • Alcance
  • Fondo
  • Términos de Referencia
  • Definiciones
  • Limitaciones
  • Organización del Reporte
  • Recursos disponibles
  • Las limitaciones sobre las que se trabajó, las razones de eso
  • Los recursos e información que se usó
  • La fuente de la información utilizada
  • El método de trabajo utilizado
  • La estructura del reporte
  • El método de presentación y el porqué se lo utilizó

DESCUBRIMIENTOS

  • Explicaciones
  • Discusión, entendimento
  • Hechos, evidencia estadística y tendencias
  • Análisis de acción
  • Pros y contras
  • Procedimientos
  • Métodos y enfoques
  • Criterios
  • Conclusiones y recomendaciones
  • Soporte

CONCLUSIONES

Una conclusión ratifica la importancia de la idea principal y sumariza la evidencia presentada en su soporte. Pueden usarse dos enfoques:

Enfoque directo. Breve reafirmación de las conclusiones y recomendaciones en el mismo orden del cuerpo

Enfoque indirecto. Se usa para presentar las conclusiones y recomendaciones por primera vez. No presente nuevamente los hechos.

Para motivar acciones, presente un calendario que muestre la asignación de tareas necesarias para alcanzar los resultados concluídos.

El tono de las recomendaciones debe ser formal, y observar a su vez la cultura de la organización. Varía comenzar una conclusión con “Deberían cambiar…” de “La organización debería considerar”, o “Realice el siguiente cambio en …”.

Preste mucha atención a esta etapa ya que no puede cometer errores. Las conclusiones deben ser específicas, medibles, alcanzables, orientadas a resultados y delimitadas en un marco de tiempo.

REPORTE EJECUTIVO  (Abstracto o Sinopsis)

  • Intención
  • Propósito
  • Alcance
  • Esquema
  • Qué fue hecho
  • Cómo fue hecho
  • Principales descubrimientos
  • Conclusiones principales
  • Recomendaciones principales

ANEXOS

Provee información detallada y material de referencia para:

  • Bibliografía
  • Términos de referencia
  • Información complementaria

Presentación

  • Sea consistente
  • Aplique una numeración progresiva a las páginas.
  • Utilice una notación decimal para identificar la partes del documento:
    • 1.
    • 1.1.
    • 1.1.1.
  • Deje márgenes amplios para encuadernar el documento y dejar espacio para las anotaciones del lector.
  • Los títulos deben ser claros, en negrita o subrayados.
  • Todos los diagramas e ilustraciones deberían ser etiquetados.
  • La terminología técnica debe ser enlistada en el glosario de términos.
  • El tipo de fuente puede ser variable en función de la cultura del lector.
  • Las personas son de naturaleza visual: Fotos y gráficos ayudan mucho en el entendimiento.
  • Los gráficos pueden generar sensitividad, utilice colores adecuados.

Estilo de Escritura

Haga un balance entre los informal y lo formal. Demasiada formalidad puede poner distancia entre el escritor y el lector. Cuando conoce al lector, demasiada informalidad puede ser percibida como trivialidad. Tenga en cuenta los siguientes puntos:

  • Elimine los pronombres.
  • Utilice un estilo impersonal y objetivado.
  • Evite opiniones personales. En su lugar construya un argumento sobre hechos probables.
  • Activo/Pasivo. Recomendamos / Es recomendable…  No se los debe usar en conjunto.
  • Utilice un lenguaje simple
  • Elimine las ambiguedades.  Un solo significado, una sola función, un solo contexto, utilice puntuación adecuada.
  • Evite el lenguaje subjetivo (¿Qué siginifica para Usted la palabra “bonito”?

Por último, haga una relectura exhaustiva del documento. Comparta su lectura si es posible.

Conclusiones FInales

  1. La escritura crea un contexto en el que la gente puede pensar.
  2. La escritura es un desempeño probado de la comprensión de las necesidades de su cliente.
  3. Lo escrito es todo lo que se deja al cliente después de que sale.
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