Importante y Urgente: Para asignar el tiempo y el momento adecuado para cada tarea.

«Somos lo que hacemos día a día; de modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito» Aristóteles 

Para crear un método de trabajo que nos ayude a gestionar eficazmente nuestro tiempo hay que seguir tres pasos:

1. Definir objetivos realistas, priorizarlos y temporalizarlos.
2. Identificar y clasificar las actividades en función de los objetivos.
3. Identificar los puntos principales de pérdida de tiempo.

Para elaborar el segundo punto hay que tener muy clara la diferencia entre Importante y Urgente, para asignar el tiempo y el momento adecuado para cada tarea.

Entonces podemos dividir las tareas en base a esta criterio y analizar que se debería hacer con cada una de ellas. Se puede ver en forma de Matriz.

La Matriz contiene dos dimensiones: importante-no importante (va o no va con mi propósito) y urgente-no urgente (requiere o no atención inmediata).  Combinando estas dimensiones obtenemos cuatro cuadrantes como se muestra a continuación:

Veamos uno a uno los cuadrantes:

• El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí se incluyen las tareas que van con tu propósito laboral y que requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto puede ser un reclamo urgente de un cliente importante debido a un problema crítico que podría implicar perder al cliente. Es importante y es urgente. Entonces REALIZAR.
• El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes pero no urgentes. Son tareas que van con tu propósito pero no requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto podría ser el mantenerse capacitado y actualizado, o planificar la estrategia de un equipo. No es una tarea urgente pero es importante que se haga. Entonces PENSAR Y RETRASAR ( Agendar y Cumplir)
• El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. En realidad son tareas urgentes para otras personas, pero no van con tu propósito. Muchas de estas tareas aparentan que están en el cuadrante 1 pero por el hecho de no ser importantes no lo están. Ejemplos son llamadas, pedidos, que pueden delegarse o eliminarse. Entonces tratar de DELEGAR.
• Finalmente en el cuadrante 4 se encuentran aquellas tareas que no son importantes ni urgentes pero que seguimos realizando por costumbre. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo. Un ejemplo es cuando nos distraemos haciendo algo que no nos aporta nada ni a nosotros ni a los demás y por lo tanto resulta en una pérdida de tiempo. Entonces tratar de ELIMINAR.

  ¿En qué cuadrante debo pasar más tiempo?

  Muchos responderán el cuadrante I, ya que podemos pensar que lo importante y urgente es lo que manda.

  Pero, ¿Qué ocurre si nos focalizamos en el cuadrante I? La respuesta es fácil; estaríamos continuamente realizando las tareas bajo presión, tensión y stress (apagando fuego en todo momento).

  Si por el contrario, nos centramos en el cuadrante II la situación es distinta ya que podemos realizar las tareas importantes, las que nos ayudaran a conseguir nuestros objetivos, con tiempo suficiente, de forma planificada y tranquila. La realidad es que no todas las tareas se pueden planificar o programar, pero sí vale la pena esforzarnos al máximo en potenciar, las tareas importantes y no las urgentes.

  Cabe decir que pasamos algo de tiempo en cada cuadrante, la clave es pasar tanto tiempo como sea posible en el II.

  Y el único modo de pasar más tiempo allí es reducir la cantidad de tiempo que pasas en los demás cuadrantes.